สำรองข้อมูลลงแหล่งอื่น (เช่น Thumb Drive, แผ่น CD, DVD)
     
     
    นอกจาก การสำรองข้อมูลตอนออกจากโปรแกรมแล้ว ขอแนะนำให้สำรองข้อมูลลงแหล่งอื่นๆไว้บ้าง  เช่น ก็อปปี้ลง Thumb Drive หรือ
    Write ลงแผ่น CD โดยควรจะทำเป็นประจำ อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง หรือ 3 วันครั้ง หรือ ถ้าข้อมูลสำคัญมาก ก็ควรสำรองเก็บไว้ทุกวัน
    ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสามารถของแต่ละกิจการที่จะทำได้ ซึ่งควรตั้งเป็นกฎสำหรับ-ผู้ใช้โปรแกรมไว้เลย เพื่อการจัดเก็บข้อมูลจะได้เป็นระบบ
    ไม่ควรเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ในเครื่องคอมฯ ทั้งหมด เนื่องจาก ถ้าเครื่องเสีย เครื่องแฮ้งค์ หรือ เกิดเหตุการณ์ต่างๆที่ไม่คาดฝัน ซึ่งอาจจะ
    ทำให้ข้อมูลในเครื่องคอมฯ เสียหายได้ ถ้าสำรองข้อมูลลงแหล่งอื่นไว้ ก็จะสามารถดึงข้อมูลที่สำรองเก็บไว้โอนกลับเข้ามาใหม่ได้ ไม่ต้อง
    เสียเวลาคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด
     
    * สำหรับระบบ LAN : ให้เครื่องลูก-ทุกเครื่อง คลิกปุ่ม เลิกงาน ออกจากโปรแกรมให้หมดก่อน แล้วทำการสำรองข้อมูลที่ เครื่องแม่  
       
    ขั้นที่ 1 :  ตรวจสอบแหล่งของแฟ้มข้อมูลที่ใช้งานอยู่ปัจจุบัน--ว่าอยู่ที่ไหน ?
       
   
ให้เข้าตัวโปรแกรมที่ใช้งานอยู่ปัจจุบัน
1.1 คลิกที่ Info
1.2 คลิกที่ แหล่งของแฟ้มข้อมูลบริษัทนี้
 
1.3 ให้จด บรรทัดที่ 2 ไว้
1.4 เสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ออก
จากนั้น ให้คลิกปุ่ม เลิกงาน ออกจากโปรแกรมมาก่อน

 

 
    ขั้นที่ 2 :  ก็อปปี้ข้อมูลปัจจุบันเก็บไว้ (โดยเข้าไปตามแหล่งที่ตรวจสอบตาม ข้อ 1.3)
       
    - กรณีต้องการก็อปปี้ข้อมูลลงแผ่น CD หรือ DVD --> จะต้องใช้โปรแกรม Write ข้อมูล เช่น Nero โดยเลือกแหล่งตามที่ตรวจสอบตาม ข้อ 1.3  
       
    - กรณีต้องการก็อปปี้ข้อมูลลง Thumb / Flash Drive สามารถใช้วิธีก็อปปี้ธรรมดาได้เลย  
      โดยนำ Thumb / Flash Drive มาเสียบ แล้วทำตามขั้นตอนต่อไปนี้  
       
   
2.1 ดับเบิ้ลคลิกที่ My Computer
- ดับเบิ้ลคลิกเข้าไปใน ไดร์ฟที่ติดตั้งโปรแกรม
2.2 ชี้เมาส์ไปที่ โฟล์เดอร์โปรแกรม 
2.3 คลิก ปุ่มขวาของเมาส์ และ คลิก Copy
2.4 จากนั้น ให้คลิก Back ออกมา

 

 
         
   
2.5 ดับเบิ้ลคลิกที่ Thumb / Flash Drive (ที่นำมาเสียบ)
2.6 ชี้เมาส์ไปที่ บริเวณว่างๆ 
คลิก ปุ่มขวาของเมาส์ และ คลิก Paste
2.7 จากนั้น รอจนกระทั่งก็อปปี้ข้อมูลเสร็จ
(ระยะเวลาการก็อปปี้ ขึ้นอยู่กับ ปริมาณของข้อมูล
 และ Speed ของ Thumb / Flash Drive)
2.8 เสร็จแล้ว จะได้ โฟล์เดอร์ของโปรแกรม
เกิดขึ้นใน Thumb / Flash Drive

 

 
         
       
    * กรณีที่การก็อปปี้ใช้เวลาค่อนข้างนาน อาจจะใช้วิธี Zip ไฟล์ข้อมูลก่อน เพื่อบีบอัดข้อมูลให้เล็กลง แล้วจึงก็อปปี้ไฟล์ Zip นั้น  
       และ เมื่อต้องการดึงข้อมูลไปใช้งาน ให้ UnZip หรือ Extract ไฟล์นั้นๆ ก่อน แล้วค่อยโอนข้อมูลเข้าโปรแกรมอีกที  
   

 

  
         
    ขั้นที่ 3 :  เมื่อก็อปปี้เสร็จ--ให้ Rename ชื่อโฟล์เดอร์ โดยอาจจะระบุวันที่ต่อท้าย (เืพื่อจะได้ทราบว่าข้อมูลที่ก็อปปี้เก็บเป็นข้อมูลถึงวันไหน)
       
   
3.1 ชี้เมาส์ไปที่ โฟล์เดอร์ของโปรแกรม (ที่ก็อปปี้ได้)
คลิก ปุ่มขวาของเมาส์ และ คลิก Rename
3.2 ให้ระบุ วันที่ ต่อท้าย (โดยต้องใช้เครื่องหมาย - แทน /)
เพื่อจะได้ทราบว่าข้อมูลที่ก็อปปี้เก็บไว้เป็นข้อมูลถึงวันไหน
และเมื่อมีการก็อปปี้ครั้งต่อๆไป โฟล์เดอร์ก็จะเยอะขึ้น
จะทราบว่าข้อมูลอันไหนเก่ากว่ากัน
ให้ลบข้อมูลเก่าทิ้งไปบ้าง มิฉะนั้น พื้นที่จะเต็ม
แนะนำให้เก็บไว้สัก 3 โฟล์เดอร์ล่าสุด

 

 
       
    ขั้นที่ 4 :  ตรวจสอบขนาดของไฟล์ที่ก็อปปี้มา (เพื่อจะได้แน่ใจว่าข้อมูลที่ก็อปปี้ครบถ้วนสมบูรณ์)
       
   
4.1 ชี้เมาส์ไปที่ โฟล์เดอร์ของโปรแกรม (ที่ก็อปปี้ได้)
แล้วคลิก ปุ่มขวาของเมาส์
4.2 คลิกที่ Properties
4.3 ดูที่ Size on disk ว่าขนาดเท่าใด
4.4 เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Cancel

 

 
         
    จากนั้น ให้ไปตรวจสอบขนาด ไฟล์ต้นฉบับ (โดยเข้าไปตามแหล่งที่จดไว้ใน ข้อ 1.3)  
    - ถ้าขนาดของไฟล์ เท่ากัน ก็แสดงว่าการก็อปปี้สมบูรณ์ครบถ้วนแล้ว  
    - ถ้าขนาดของไฟล์ น้อยกว่า ไฟล์ต้นฉบับ ก็แสดงว่าไฟล์ที่ก็อปปี้มาไม่สมบูรณ์ ให้ลบทิ้งไปก่อน แล้วทำการก็อปปี้ใหม่  
      ก่อนทำการก็อปปี้ใหม่ ให้ตรวจสอบพื้นที่ปลายทางก่อนว่ามีพื้นที่พอหรือเปล่า  
       
       
    กรณีที่ต้องการเฉพาะข้อมูลอย่างเดียว  (โดยไม่สนใจแบบฟอร์มที่ปรับแต่งไว้ หรือ การตั้งค่าต่างๆ)  
    สามารถก็อปปี้เฉพาะแฟ้มย่อยภายในโฟล์เดอร์ของโปรแกรมได้  
    โดยจดเพิ่มด้วยว่า แฟ้มบริษัทนี้ อยู่ที่ไหน (ตามภาพข้างต้น ขั้นที่ 1)  
    เช่น แฟ้มบริษัทนี้ --> BASE\0003\2552\  
             โปรแกรมทำงานที่ -->  D:\ACCOFFICE10\  
        - ถ้าต้องการเฉพาะข้อมูล ทุกบริษัท-ทุกปี

-->

ให้เข้าไปที่ D:\ACCOFFICE10\ แล้วก็อปปี้เฉพาะ BASE
        - ถ้าต้องการเฉพาะข้อมูล บริษัทเดียว-ทุกปี

-->

ให้เข้าไปที่ D:\ACCOFFICE10\BASE\ แล้วก็อปปี้เฉพาะ 0003
        - ถ้าต้องการเฉพาะข้อมูล บริษัทเดียว-ปีเดียว

-->

ให้เข้าไปที่ D:\ACCOFFICE10\BASE\0003\ แล้วก็อปปี้เฉพาะ 2552
       
    หมายเหตุ :  
    กรณีที่ก็อปปี้เก็บไว้เฉพาะ BASE หรือ แฟ้มบริษัท (0003) หรือ แฟ้มปีทำการ (2552)  
    การดึงข้อมูลกลับไปใช้งาน จะต้องใช้วิธี โอนข้อมูลทีละบริษัท-ทีละปี (ไม่สามารถโอนข้อมูลอัตโนมัติทั้งหมดได้)  
    และ ไม่มี การโอนแบบฟอร์มและรายงานที่ปรับแต่งไว้เข้ามาด้วย (เนื่องจาก แฟ้ม Base จะมีเฉพาะข้อมูล ไม่มีแบบฟอร์มหรือรายงาน)  
       
         
กลับสู่ด้านบน สถานะ : เทคนิคการใช้งาน  \  สำรองข้อมูลลงแหล่งอื่น